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KI-Prozessoptimierung und Automatisierung für KMU

Wir finden die Abläufe in deinem Unternehmen, die mit KI schneller laufen, und setzen die Automatisierung um – eingebunden in deine bestehenden Tools und datenschutzkonform nach Schweizer Recht.

Kurz gesagt

KI-Prozessoptimierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte wie das Beantworten von Anfragen, das Erstellen von Offertentwürfen oder das Zusammenführen von Kennzahlen mit künstlicher Intelligenz und Automatisierung zu beschleunigen. digitalONLY AG aus Zug analysiert dafür die Abläufe eines KMU, priorisiert sie nach Zeitersparnis und setzt die Lösungen eingebunden in CRM, E-Mail und Kalender um. Daten werden nur dort bearbeitet, wo das klar geregelt ist, und kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen.

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So arbeitet KI-Prozessoptimierung für dich

Routinearbeit erledigt die KI – du prüfst nur noch.

EingangE-Mail & PDF

KI erkennt–

System–

Erledigt–

Eingang

Von: Bäckerei Keller

Betreff: Offerte Website

Anhang: Wunschliste.pdf

Eingang

E-Mail mit PDF
Formular-Anfrage
Wie bisher

Illustration · Beispielwerte

Was es dir bringt

Darum lohnt sich KI-Prozessoptimierung

Weniger Routinearbeit

Abtippen, Sortieren und Standardantworten übernimmt die Automatisierung.

Schnellere Reaktion

Anfragen werden sofort erfasst, eingeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen.

In bestehende Tools eingebunden

Keine neue Insel, sondern Anbindung an CRM, E-Mail, Kalender und Buchhaltung.

Sicher und nachvollziehbar

Klare Regeln, wo Daten bearbeitet werden, und Freigabe durch den Menschen bei wichtigen Schritten.

Prozesse automatisieren mit KI: wo es sich für KMU lohnt

Künstliche Intelligenz ist dann nützlich, wenn sie konkrete Arbeit abnimmt. In KMU sind das meist wiederkehrende Aufgaben, die heute Stunden kosten: Anfragen lesen und sortieren, Daten aus E-Mails oder PDFs abtippen, Standardantworten schreiben, Offerten aus Textbausteinen zusammenstellen oder Kennzahlen aus verschiedenen Systemen zu einem Bericht zusammenfügen. Wir beginnen deshalb nicht mit der Technik, sondern mit deinen Abläufen. Gemeinsam mit dem Team schauen wir, wo Zeit verloren geht, wie oft eine Aufgabe anfällt und wie fehleranfällig sie ist. Daraus entsteht eine Liste von Automatisierungen, geordnet nach Zeitersparnis und Aufwand. Umgesetzt wird zuerst, was sich schnell auszahlt – nicht das, was technisch am spannendsten klingt.

Datenschutzkonform, eingebunden, mit dem Menschen am Steuer

Gerade bei KI ist Vertrauen entscheidend. Wir setzen nur Lösungen ein, bei denen klar ist, wo Daten bearbeitet werden, und stimmen sie auf das Schweizer Datenschutzgesetz ab. Zugänge, Schlüssel und Kundendaten bleiben geschützt. Kritische Entscheidungen – etwa der Versand einer Offerte oder eine verbindliche Zusage – bleiben beim Menschen: Die KI bereitet vor, dein Team prüft und gibt frei. Technisch binden wir die Automatisierung in die Systeme ein, die du bereits nutzt, etwa Microsoft 365, Google Workspace, Bexio oder dein CRM. Wo eine passende Oberfläche fehlt, entwickeln wir eine schlanke Web-App dazu. Umsetzung und laufende Verbesserung erfolgen zum monatlichen Fixpreis ohne Setup-Gebühr; der Start ist meist innert fünf Werktagen nach dem Erstgespräch möglich.

Leistungsumfang

Prozess-Analyse: Wo verliert dein Team Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben?
Priorisierung der Automatisierungen nach Zeitersparnis und Aufwand
Automatische Erfassung, Einordnung und Beantwortung von Anfragen
Interne KI-Assistenten auf Basis deiner eigenen Informationen
KI-Entwürfe für Offerten, Texte und E-Mails zur Freigabe
Automatisches Zusammenführen und Aufbereiten von Kennzahlen
Anbindung an CRM, E-Mail, Kalender und weitere Tools
Einführung im Team, Dokumentation und laufende Verbesserung

Ablauf

So gehen wir vor

Analysieren
Abläufe, Tools und Zeitaufwand gemeinsam mit dem Team aufnehmen.
Priorisieren
Automatisierungen nach Zeitersparnis, Risiko und Aufwand ordnen.
Umsetzen
Lösung bauen, mit echten Fällen testen und dein Team einführen.
Auswerten
Eingesparte Zeit und Qualität beobachten und weiter ausbauen.

Anwendungsbeispiel

Elektroinstallateur im Kanton Schwyz

Ein Elektroinstallateur im Kanton Schwyz erhielt viele Anfragen per E-Mail, die im Büro gelesen, sortiert und von Hand ins Auftragssystem übertragen wurden. Wir haben einen Ablauf eingerichtet, der eingehende Anfragen automatisch nach Art und Dringlichkeit einordnet, die wichtigsten Angaben ins CRM überträgt und einen Antwortentwurf vorbereitet. Das Büro prüft und versendet die Antworten, statt jede Anfrage von Grund auf zu bearbeiten.

In 60 Sekunden zur Einschätzung für KI-Prozessoptimierung.

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Dein Ansprechpartner

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Willy Guntersweiler

Inhaber & Verwaltungsrat

Führt das Erstgespräch, setzt die Prioritäten und begleitet dein Projekt bis zur Auswertung. Leitsatz: Weniger Kosten. Mehr erreichen.

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FAQ

Häufige Fragen zu KI-Prozessoptimierung

Welche Abläufe eignen sich für KI-Automatisierung?

Vor allem wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln: Anfragen einordnen, Daten übertragen, Standardantworten oder Offertentwürfe erstellen und Berichte zusammenführen. Im Erstgespräch schauen wir uns deine konkreten Abläufe an.

Ist KI-Automatisierung datenschutzkonform möglich?

Ja, wenn sie sorgfältig umgesetzt wird. Wir wählen Lösungen, bei denen klar ist, wo Daten bearbeitet werden, und stimmen sie auf das Schweizer Datenschutzgesetz und deine Anforderungen ab.

Ersetzt die KI meine Mitarbeitenden?

Nein. Ziel ist, Routinearbeit abzunehmen, damit dein Team mehr Zeit für Kunden und anspruchsvolle Aufgaben hat. Wichtige Entscheidungen bleiben beim Menschen.

Mit welchen Tools funktioniert das?

Wir binden gängige Systeme wie Microsoft 365, Google Workspace, Bexio, E-Mail, Kalender und CRM an, sofern sie Schnittstellen bieten. Was konkret möglich ist, prüfen wir für deine Umgebung.

Wie starte ich, wenn ich nicht weiss, wo KI helfen kann?

Genau dafür ist die Prozess-Analyse da. Wir nehmen deine Abläufe auf und zeigen dir, wo Automatisierung realistisch Zeit spart und wo sie sich nicht lohnt.

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